1. Quesito
Il Consiglio dell’Ordine ha ricevuto una richiesta di parere sulle seguenti questioni:
Si tratta dell’ipotesi in cui un Cliente, ad esempio per impedimento dovuto a motivi personali, non possa venire presso lo studio dell’ Avvocato e richieda di poter apporre la propria firma “a distanza”, nei casi ove sia richiesto che l’ Avvocato, con la sua firma, certifichi l’autenticità della firma del Cliente.
In particolare vengono sollevati i seguenti dubbi:
1) In generale, nel caso in cui il Cliente apponga la firma digitale su un testo che l’Avvocato ha inviato in formato digitale (es. in formato PDF), si chiede se, ai fini della certificazione di autenticità, l’Avvocato sia tenuto:
a) a “verificare” la firma digitale del Cliente con la funzione “verifica della firma” prevista dal dispositivo di firma digitale;
b) ad apporre anche la propria firma digitale, dal momento che la firma digitale è già certificata da un soggetto accreditato. Un caso in cui ricorre questa ipotesi può essere quello della certificazione di autenticità della dichiarazione sostitutiva che il Cliente è tenuto a rendere ai fini del gratuito patrocinio.
2) Nel caso specifico della procura alle liti sottoscritta dal Cliente con firma digitale si chiede se l’Avvocato debba compiere le attività di cui sopra ai punti a) e b), oppure se tali attività possano ritenersi “assorbite” dal fatto che al momento in cui l’Avvocato “carichi” la procura firmata dal Cliente su Consolle Avvocato debba comunque poi apporre la sua firma digitale.
3) Nell’ipotesi in cui il Cliente non disponga di un dispositivo di firma digitale, se il Cliente possa firmare la procura con firma autografa da remoto nel corso di una riunione a distanza (per esempio attraverso una videochiamata zoom) e, in seguito, inviare all’Avvocato l’originale del documento firmato a mezzo posta ordinaria (previa anticipazione di una scansione e/o foto della medesima) sul quale poi l’Avvocato apporrebbe la sua firma autografa per certificare l’autenticità della prima: tale modalità risulta utilizzata da alcuni Colleghi i quali, a fondamento di ciò, citano alcune pronunce giurisprudenziali secondo le quali “compito del difensore è quello di certificare l’autografia della firma apposta in calce al mandato difensivo, essendo pacifico che il potere certificativo attribuito all’esercente la professione di avvocato abbia ad oggetto, appunto, esclusivamente, l’autografia della sottoscrizione e non anche l’apposizione in presenza della medesima” (Cass. Pen. Sez. V n. 16214 del 2022).
4) Infine vorrebbe conferma che, allo stato, laddove sia previsto un potere/dovere di certificazione di autenticità da parte dell’avvocato, non siano validamente utilizzabili altre modalità di Firma Elettronica, spesso proposte dalle aziende di software (es. Aruba, YouSign) ma che tuttavia non sono “qualificate” come la firma digitale: il riferimento in particolare è relativo alla Firma Elettronica Avanzata (c.d. FEA) tramite OTP. Con riferimento alla procura alle liti, infatti, risulterebbe che la giurisprudenza di merito non la ritenga compresa fra quelle previste dall’art. 83 c.p.c. il quale prevede espressamente solo la “firma autografa” e la “firma digitale” (Così, ad esempio, il Tribunale di Firenze nella sentenza 138/2024).
2. Norme rilevanti
Il sito dell’Aidas, Agenzia per l’Italia Digitale presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri (https://www.agid.gov.it/en/node/1674), descrive tre tipologie di firma elettronica da Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) – Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale)
Firma Elettronica – dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare
Firma Elettronica Avanzata (FEA) – firma elettronica che soddisfi i seguenti requisiti:
è connessa unicamente al firmatario;
è idonea a identificare il firmatario;
è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
Firma Elettronica Qualificata (FEQ) – che in aggiunta a quelle di una firma elettronica avanzata possiede queste caratteristiche:
è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica
è basata su un certificato elettronico qualificato
ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.
L’art. 20, comma 1-bis del CAD (Codice Amministrazione Digitale) prevede che: Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Lo stesso articolo prevede inoltre che “il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”.
3. Risposta al quesito
Per rispondere ai quesiti presentati, traendo indicazioni da quanto appena illustrato, ci pare di poter dire che:
Sul punto 1)
Ricevuto il file sottoscritto con firma digitale, precedentemente inviato al cliente in formato pdf, l’avvocato dovrà verificare: a) l’integrità del testo della procura; b) la corrispondenza tra il nominativo del mandante e la titolarità del certificato di firma; c) la validità del certificato.
Stante il valore di cui all’art. 2702 c.c. attribuito alla firma digitale, si ritiene che l’avvocato debba procedere comunque all’autentica apponendo anche la propria sottoscrizione digitale. Ciò anche se l’art. 83 c.p.c., nell’attuale formulazione dell’ultima parte del secondo comma, sembrerebbe prevedere l’autentica dell’avvocato soltanto nel caso in cui “la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo”[1]
Sul punto 2)
Le attività di cui al punto 1 devono essere effettuate per garantire l’esatta provenienza e la validità della firma apposta sulla procura. Ai sensi del comma 4-bis dell’art. 24 CAD, infatti, qualora il certificato risulti non più valido o revocato la firma della procura si intende come non apposta.
Sul punto 3)
Le descritte modalità possono essere legittimamente utilizzate dal momento che, come ha stabilito la Corte di Cassazione, il difensore deve certificare l’autenticità della firma apposta dalla persona che conferisce il mandato, non l’apposizione in sua presenza.
Sul punto 4)
La sottoscrizione apposta con firma elettronica non qualificata, come nel caso di firma elettronica avanzata, ha il valore di una normale sottoscrizione non autenticata e il documento sul quale è apposta ha il valore probatorio della scrittura privata ai sensi dell’art. 2702 c.c..
Quelle appena indicate sono tuttavia interpretazioni del Consiglio sulla normativa rilevante e, ovviamente, non sono vincolanti per gli organi giurisdizionali.
Ciò detto circa il quesito, ci corre infine l’obbligo di precisare che:
– con la nuova disciplina dell’ordinamento della professione forense “il potere disciplinare appartiene ai consigli distrettuali di disciplina forense” e dunque non rientra più tra i compiti e le prerogative del Consiglio dell’Ordine;
– ne consegue che i pareri in materia deontologica che gli iscritti richiedono al Consiglio dell’Ordine vengono da questo rilasciati in termini generali e non assumono né possono assumere, in eventuali procedimenti disciplinari, alcuna funzione orientativa né tantomeno vincolante del giudizio del Consiglio Distrettuale di Disciplina né rilevare quali esimente dell’iscritto sotto il profilo soggettivo;
– pertanto, è possibile che il Consiglio Distrettuale di Disciplina, nella sua autonoma valutazione di comportamenti concretamente tenuti, possa pervenire a conclusioni diverse da quelle fatte proprie dal Consiglio.
NOTE
[1] “(…) Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.