È stato richiesto al Consiglio un parere su come un proprietario di un immobile, locato a studio professionale a favore di un avvocato deceduto, debba gestire i fascicoli relativi all’attività professionale espletata dall’avvocato medesimo e ancora presenti nei locali locati.
Preliminarmente si osserva come l’avvocato debba conservare nel proprio archivio tutti i documenti e gli atti non solo consegnati dai clienti, ma anche tutti quelli inerenti l’oggetto del mandato e la sua esecuzione. In pratica, l’avvocato deve conservare tutti i fascicoli relativi ai mandati professionali espletati.
Detto questo, va rilevato come non esista una norma deontologica che, in positivo, determini il tempo entro cui detti fascicoli vadano conservati. Esiste invece una norma che, in negativo, sanziona la mancata restituzione di documenti, che può dipendere anche semplicemente da smarrimento e non necessariamente da volontaria distruzione dei fascicoli. L’art. 33 del Codice Deontologico Forense, infatti, sanziona la mancata restituzione (per qualunque causa comunque imputabile all’avvocato) dei documenti e degli atti oggetto del mandato.
Pertanto, ne deriva che l’obbligo di restituzione di quanto sopra presuppone necessariamente l’obbligo di conservare i fascicoli in archivio per tutto il tempo in cui l’avvocato sia tenuto a soddisfare la richiesta della parte assistita.
Detta richiesta può essere legalmente formulata nel termine di prescrizione che è quello ordinario decennale ex art. 2946 c.c. trattandosi di obbligazione contrattuale. Si ricorda infatti che la prescrizione ex art. 2961 c.c. che determina in tre anni il termine in cui gli avvocati sono obbligati a conservare i documenti ha natura presuntiva e quindi ha le limitazioni previste dall’art. 2959 c.c.
Si può allora ragionevolmente concludere che, trascorso un decennio dall’ultimazione dei mandati professionali, non sussiste più alcun obbligo dell’avvocato a conservare i documenti e gli atti dei mandati professionali ricevuti. Questo obbligo di conservazione, che ha natura giuridica, con il decesso dell’avvocato si trasmette agli eredi, se esistenti; diversamente deve essere assolto dal curatore dell’eredità giacente. L’alternativa è che siano chiamati tutti i clienti e restituiti loro i documenti e gli atti inerenti i fascicoli sopra indicati.
Non è infine consentita alcuna gestione dei fascicoli dell’avvocato deceduto, neppure urgente, da parte del Consiglio dell’Ordine.