È stato richiesto al Consiglio un parere su quanto tempo un avvocato debba conservare i fascicoli delle cause nelle quali ha prestato la propria opera professionale.
Preliminarmente si osserva che l’avvocato deve conservare nel proprio archivio tutti i documenti e gli atti non solo consegnati dai clienti, ma anche tutti quelli inerenti l’oggetto del mandato e la sua esecuzione. In pratica, l’avvocato deve conservare tutti i fascicoli relativi ai mandati professionali espletati.
Detto questo, va rilevato come non esista una norma deontologica che, in positivo, determini il tempo entro cui detti fascicoli vadano conservati. Esiste invece una norma che, in negativo, sanziona la mancata restituzione di documenti, che può dipendere anche semplicemente da smarrimento e non necessariamente da volontaria distruzione dei fascicoli. L’art. 33 del Codice Deontologico Forense, infatti, sanziona la mancata restituzione (per qualunque causa comunque imputabile all’avvocato) dei documenti e degli atti oggetto del mandato.
Pertanto, ne deriva che l’obbligo di restituzione di quanto sopra presuppone necessariamente l’obbligo di conservare i fascicoli in archivio per tutto il tempo in cui l’avvocato sia tenuto a soddisfare la richiesta della parte assistita.
Detta richiesta può essere legalmente formulata nel termine di prescrizione che è quello ordinario decennale ex art. 2946 c.c. trattandosi di obbligazione contrattuale. Si ricorda, infatti, che la prescrizione ex art. 2961 c.c., che determina in tre anni il termine in cui gli avvocati sono obbligati a conservare i documenti, ha natura presuntiva e che quindi è sottoposta alle limitazioni previste dall’art. 2959 c.c.
Si può allora concludere che, trascorso un decennio dall’ultimazione dei mandati professionali, non sussista più alcun obbligo per l’avvocato a conservare i documenti. Quindi, dopo quel periodo di tempo, non è più deontologicamente rilevante la condotta dell’avvocato che, se richiesto, ometta di riconsegnare alla parte assistita i documenti e gli atti del mandato professionale.